העולם צועד קדימה, ובכלל זה גם עולם העבודה. אם בחברה שלכם עדיין משתמשים בדיווח נוכחות עם שעון נוכחות מיושן – כדאי מאוד להתקדם. כאשר מדברים על קידמה בהקשר של דיווח נוכחות, מתכוונים לשימוש בדיווח עם תוכנת נוכחות. כזו שעובדת מדויק כל הזמן ובכל מקום. זה טוב לעובדים, זה נוח לחשבי השכר בחברה וזה בעיקר מייעל את העבודה מדי חודש בחודשו.
למה בכלל להתקדם?
יהיו מי שיגידו שלעבוד עם תוכנת נוכחות כדי לדווח על שעות עבודה זה סתם לסבך את העניינים. בדרך כלל אלה יהיו עובדים ומנהלים שמקבלים את דיווח השעות באמצעות שעון נוכחות וכרטיס נוכחות מיושן. מי שעבר לעבודה עם תוכנת נוכחות מתקדמת, יודע להגיד כמה קל ונוח זה.
אז למה בכלל ללכת קדימה? מהרבה סיבות. עולם העבודה הופך דינמי יותר ויותר. מספר גדול של אנשים עברו לעבוד מהבית בשנה החולפת, מה שהפך את דיווח הנוכחות למשימה הרבה יותר מורכבת לחברות מסוימות. עם תוכנת נוכחות אפשר לדווח על תחילת וסיום יום העבודה מכל מקום בו העובד נמצא, גם אם הוא בבית וגם אם הוא במשרד. הגמישות הזאת היא חשובה גם משום שיש לא מעט עובדים (במיוחד בחברות הייטק) שעובדים מעבר לים או נמצאים בנסיעת עסקים, ובכך הם יכולים לעדכן את שעות העבודה שלהם בכל מקום בו הם עובדים.
לא רק לעובדים
עובדים שונים מברכים על המעבר שנעשה לעבודה רבה יותר עם תוכנת נוכחות. אלה בעיקר עובדים שעבורם להגיע אל שעון נוכחות זה לא דבר שהם יכולים לעשות מדי יום. בקבוצה זו נכללים סוכני שטח, אנשים שהעבודה שלהם דורשת מהם להיות במספר מוקדים ובכל יום נמצאים במקום אחר. תוכנת נוכחות מייתרת את הצורך של העובד להיות פיזית במשרד ולדווח על הנוכחות שלו באמצעות כרטיס או כל אמצעי פיזי אחר. זה שדרוג משמעותי לעובדים מהסוג הזה. יתרון מהותי נוסף הוא הדיוק בדיווח הנוכחות. פחות עובדים שנדרשים לדווח על נוכחות באמצעות תוכנת נוכחות, מציגים אי דיוקים בשעות העבודה. הם נוטים פחות לשכוח לעדכן את הכניסה והיציאה מהעבודה משום שאינם תלויים בכרטיס עובד או באמצעים שונים. במקרים אלה שעון נוכחות שמדווח ישירות באמצעות תוכנה מתקדמת מאפשר לייעל את העבודה גם למי שמחשב את המשכורות.
יותר ויותר מדויק
כאשר שעון נוכחות איתו עובדים בחברה מסוימת מסונכרן עם תוכנת נוכחות, יש פחות ופחות אי דיוקים בדיווחי השעות המועברים אל חשבי השכר בחברה. במיוחד בחברות אשר מעסיקות מספר רב של עובדים, היעילות של תוכנת נוכחות מאפשרת לעדכן את המשכורות של העובדים בצורה מהירה יותר ומדויקת יותר. העובדים מזינים דרך המערכת את אישורי המחלה שלהם, מדווחים על ימי חופש או על היעדרות מסיבה אחרת ועושים הכל דרך המחשב. בלי טרטורים לעובדים – ולמנהלים.
