עבור העובדים, שעון נוכחות הוא חלק בלתי נפרד מיום העבודה. כל כך בלתי נפרד שהם כמעט ולא מקדישים לו מחשבה. שעוני נוכחות מאפשרים לעובדים לציין מתי התחילו לעבוד ומתי סיימו ולמחלקת החשבות בחברה או בארגון, הם מסייעים בחישוב השכר ובעדכון פרטים שונים. אם בעבר רישום הנוכחות היה בסיסי ביותר וכלל כרטיס שאותו ממלאים ידנית, הרי שכיום הסיפור שונה לגמרי, גם בגלל השינויים העוברים על עולם העבודה.
מה העבודה שלך?
השינויים שעוברים כל הזמן על עולם התעסוקה הם שינויים טכנולוגיים בעיקרם אבל כאלה שמכתיבים גם סגנון חיים ועבודה שונה וחדשני. השנה האחרונה לימדה את רובנו שאפשר וכדאי לעבוד מהבית בין אם באופן חלקי או מלא. יחד עם היתרון שבגמישות בעבודה מהבית, האתגר של חישוב הנוכחות בחברות שונות הלך והתעצם. במקרים כאלה, העובד אינו יכול לגשת אל שעון נוכחות ולהחתים את הכרטיס, פשוט משום שהוא לא נמצא פיזית בעבודה. גם סוגי העבודות השתנו בעשורים האחרונים והפכו למגוונים ובעיקר ניידים. עובדה זו דרשה רישום באמצעות שעוני נוכחות שמתאימים לאנשים שעובדים בכל יום ממקום אחר, כמו סוכני מכירות או טכנאים.
כל אלה מובילים לכך שהעולם של שעוני נוכחות גם נדרש להתקדם וכיום יש יותר מדרך אחת לעדכן את הנוכחות בעבודה.
רישום נוכחות בארגונים שונים
סוג הארגון וגודלו מכתיב פעמים רבות את אופן רישום הנוכחות באמצעות שעון נוכחות. ארגונים גדולים מעוניינים לייעל את דרך הכניסה והיציאה מהעבודה ועוברים לעדכון באמצעות שעוני נוכחות שהם למעשה אתר אינטרנט או אפליקציה ייעודית. גם ארגונים קטנים יחסית הבינו שהשיטה בה מונפקים כרטיסי עובד, וההתעסקות הנלווית אליהם (כרטיס שאובד, עובד שסיים את עבודתו בארגון ולא החזיר כרטיס וכן הלאה) פשוט לא יעילה ויש הרבה דרכים לשנות אותה. רישום באפליקציה של שעוני נוכחות מתאים בהחלט גם לארגונים קטנים יותר ובמיוחד לחברות שמעסיקות מספר רב של עובדים העובדים חלקית או באופן מלא מהבית. החברות נעשו בעשורים האחרונים יותר גלובליות וזה כבר ממש לא חריג לעבוד יחד עם מישהו ממדינה אחרת.
מה חשוב לדעת?
במידה ואתם מתלבטים לגבי התקנה של שעוני נוכחות בחברה שלכם ומעוניינים שרישום ועדכון הנוכחות יעשה בצורה יעילה – יש כמה דברים שכדאי לכם לקחת בחשבון. ראשית, באיזה סוג של ארגון מדובר? האם מדובר בעובדים מבוגרים או בעובדים שאינם טכנולוגיים במיוחד? אם כן, מעבר לעבודה עם שעון נוכחות באמצעות אפליקציה צריך להיות מוטמע בצורה מסודרת ועם הדרכה ברורה. יכול מאוד להיות שבארגונים כאלה, שעוני נוכחות עם זיהוי בטביעת אצבע יהיו פיתרון מוצלח. הדבר הבא שעליכם לבדוק הוא אופן הדיווח שמתקבל אצל חשבי השכר בחברה. מומלץ לבדוק האם המערכת מאפשרת לעדכן גם דברים נוספים כמו ימי חופש, ימי מחלה או מילואים וכן הלאה. מערכות מתקדמות מאפשרות שימוש פשוט של שעון נוכחות שגם עורך את החישוב המהיר בנוגע לימים אלה, ומקצר את משך העבודה על השכר.
